Obwohl die Telearbeit unsere Arbeitsplätze verändert hat, besteht nach wie vor ein Bedarf an herkömmlichen Konferenzräumen. Allerdings gibt es in einem solchen Raum eine Menge Variablen. Wenn Sie ihn richtig einrichten, können Sie die Produktivität steigern und die Zusammenarbeit verbessern, aber auch das Gegenteil bewirken. In diesem Leitfaden gehen wir auf die heute aktuellen Grundlagen eines Konferenzraum in Leipzig ein und erklären, wie man einen solchen Raum mietet bzw. einrichtet.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Konferenzraum?
Ein Konferenzraum wird für Telefonkonferenzen und Managementgespräche sowie für andere Veranstaltungen wie Vorstellungsgespräche genutzt. Er verfügt in der Regel über zahlreiche Sitzgelegenheiten, eine Art großen Tisch und verschiedene andere Geräte. Diese Hardware wird von Unternehmen wie Logitech, Poly und Microsoft hergestellt. Das Mac OS kann jedoch auch die meisten Aufgaben in diesen Räumen übernehmen. Die Hardware arbeitet mit Software wie Skype oder Zoom Rooms zusammen, um die Kommunikation mit entfernten Teilnehmern zu ermöglichen. Ein Konferenzraum hat in der Regel einen eigenen Raum in einer herkömmlichen Büroumgebung, obwohl eine ähnliche Einrichtung auch in einem Großraumbüro zu finden sein kann.
Warum ist die Einrichtung eines hochwertigen Konferenzraums so wichtig?
Die Gestaltung eines Konferenzraums in Leipzig verdient Aufmerksamkeit, weil die Entscheidungen, die in ihm getroffen werden, so wichtig sind. Wenn ein Konferenzraum ungemütlich oder schlecht ausgestattet ist, kann dies Aktivitäten wie Besprechungen oder Gespräche zwischen Teammitgliedern behindern. Wenn Sie einen Kunden oder Klienten in einem solchen Raum treffen (selbst bei einem virtuellen Meeting), macht ein hochwertiger Raum einen guten Eindruck. Ein Raum, der für andere Dinge ausgestattet ist (z. B. für digitale Präsentationen), kann Ihnen helfen, ein Argument zu vermitteln. Dies ist von Vorteil, wenn Mitarbeiter mit Kollegen zusammenkommen. Ein durchdacht gestalteter Konferenzraum trägt zu einer positiven Atmosphäre bei, regt die Kreativität an und verbessert die Unternehmensleistung.
Arten der Konferenzraum-Gestaltung
Ein guter Ausgangspunkt für die Gestaltung eines Tagungsraum, Schulungsraum oder Workshopraum in Leipzig ist die Anzahl der Teilnehmer, die Sie unterbringen müssen; unterschiedliche Einrichtungen eignen sich für unterschiedliche Teilnehmerzahlen. Die Beobachtung der Belegungszahlen ist Teil der bewährten Praktiken für das Management von Konferenzräumen. Die Art Ihrer Veranstaltungen ist ein weiterer Faktor: Wenn Sie beispielsweise häufig in Gruppen arbeiten, sind bestimmte Raumtypen besser geeignet. Sie müssen auch die verwendete Technologie berücksichtigen.
Flexible Technik im Konferenz-Raum
Denken Sie daran, dass alle guten Konferenzräume in Sachsen ein paar Elemente gemeinsam haben. Sie müssen bequem sein, da sich die Teilnehmer lange in ihnen aufhalten werden. Sie sollten ruhig sein und ein gewisses Maß an Privatsphäre zulassen. Außerdem sollten sie mit allen erforderlichen Geräten ausgestattet sein und (selbst wenn Sie bestimmten Veranstaltungstypen den Vorzug geben) eine gewisse Flexibilität bei der Nutzung ermöglichen. So wird ein einheitlich positives Meeting-Erlebnis gewährleistet.
Sitzungssaal-Stil im Trainingsraum
Dieser Stil ist am bekanntesten und zeichnet sich durch einen langen Tisch mit Stühlen aus. Im Allgemeinen können hier etwa zwei Dutzend Personen gleichzeitig sitzen. Der Sitzungssaal ist für mehrere Zwecke ideal. Wenn Sie eine Sitzung haben, bei der die Tagesordnung im Vordergrund steht, oder wenn Sie etwas Interaktives vorhaben, ist der Sitzungssaal eine gute Wahl. Der Sitzungssaal ist eine gute Wahl, da er für alle Teilnehmer gut einsehbar ist. Der Sitzungssaal eignet sich auch, wenn Sie viele kürzere Sitzungen oder Brainstorming-Sitzungen abhalten. Das liegt an der räumlichen Nähe, die so entsteht.
Quadratische Anordnung im Tagungsraum
Bei dieser Variante bilden Tische im Seminarraum oder Kursraum ein Quadrat oder Rechteck mit einem Zwischenraum in der Mitte. Sie eignet sich am besten für etwas kleinere Gruppen als der Sitzungssaal: etwa 20 Personen oder weniger. Diese Anordnung eignet sich gut für kleinere Gruppen von Personen mit unterschiedlichen Aufgaben. Der Platz in der Mitte wird oft von einer Art Moderator eingenommen, der sich von dort aus zwischen den Gruppen bewegen und bei Bedarf Hilfe anbieten kann. Umgekehrt ist das hohle Quadrat eine schlechte Wahl für Teilnehmer aus der Ferne. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf persönliche Besprechungen in diesem Stil.
U-förmige Anordnung im Seminarraum
Bei dieser Sitzungsform sind die Tische oder Schreibtische in einer U-Form angeordnet. Wie der Sitzungssaal bietet er Platz für etwa zwei Dutzend Personen gleichzeitig und lässt Raum für Notizen, Gespräche und andere Aktivitäten. Die U-Form eignet sich ideal für Präsentationen und Videokonferenzen, da sich diese meist auf einen einzigen Redner konzentrieren. Die Form ermöglicht es, den Fokus auf die Vorderseite des Raumes zu lenken; daher sind sie auch ideal für Videogespräche.
Auditorium-Stil im Kursraum
Bei einem Auditorium sind mehrere Stuhlreihen vor einer Bühne angeordnet. Hier können viele Personen gleichzeitig an einer Veranstaltung teilnehmen, allerdings ist es hier nicht möglich, Notizen zu machen oder Diskussionen zwischen den Teilnehmern zu führen. Der Auditoriumsstil eignet sich, wenn Sie häufig einseitigen Wissensaustausch betreiben oder wenn Sie viele audiovisuelle Präsentationen für Webinare durchführen. Es ist auch eine gute Wahl für eine „Town Hall“-Veranstaltung oder die Aufzeichnung eines Online-Meetings.
Klassenzimmer-Stil im Workshopraum
Dieser Stil kombiniert Elemente aus den anderen Aufstellungen; während der Schwerpunkt auf einem zentralen Redner an der Vorderseite des Raums liegt, sind die Tische in Reihen angeordnet, um Notizen zu machen und interaktive Aktivitäten zu ermöglichen. Sie eignet sich eher für kleinere als für größere Gruppen. Dieser Stil eignet sich für die Beteiligung des Publikums, ist aber nicht ideal, wenn Sie einer größeren Gruppe von Personen eine Aufgabe stellen wollen. Der Grund dafür ist, dass die atomisierte Natur des Aufbaus diese Art der Peer-to-Peer-Beteiligung erschwert.
Bankett-Stil im Schulungsraum
Beim Bankettstil sind mehrere kleinere Tische übereinander verteilt, an denen jeweils bis zu acht Personen sitzen. Die Tische können mit Stühlen ausgestattet sein, aber auch freistehende Tische sind möglich. Da dieser Stil oft in größeren Räumen anzutreffen ist, ist er flexibel, was die Anzahl der Personen angeht, die er aufnehmen kann. Der Bankett-Stil fördert eine weniger formelle Art der Veranstaltung. Sie wird in der Regel von Speisen oder Erfrischungen begleitet und bietet Fachleuten die Möglichkeit, sich von einem arbeitsreichen Vormittag zu erholen. Der Bankettstil ermöglicht es Ihnen, verschiedene Themen oder Ideen auf einmal zu behandeln, da sich die Teilnehmer leicht bewegen können.
Wie Sie Ihren Konferenzraum besser einrichten können!
Inzwischen sollten Sie eine bessere Vorstellung davon haben, welche Art von Konferenzraum Sie in der Messestadt bbenötigen. Mit diesem Wissen können Sie sich nun an die Feinheiten Ihres Konferenzraums machen. Viele dieser Überlegungen drehen sich um die Technologie, mit der Sie den Raum ausstatten. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie einen Konferenzraum weiter verbessern können.
Wählen Sie die richtige Konferenzraumausstattung!
In einem modernen Konferenzraum müssen Sie oft mit Personen außerhalb des Raums kommunizieren. Daher ist eine Videokonferenzanlage unerlässlich. Sie sollten in der Lage sein, über audiovisuelle Kanäle mit jemandem aus der Ferne zu sprechen, textbasierte Nachrichten und Inhalte zu nutzen oder den Bildschirm freizugeben. Wenn Sie regelmäßig Veranstaltungen mit einer großen Anzahl virtueller Teilnehmer durchführen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über eine Technologie (Hardware und Software) verfügen, die diese Anforderungen erfüllen kann.
Unser Room Connector-Service ermöglicht es Ihnen…
… ein älteres Konferenzsystem, das Sie vielleicht noch haben, mit unserer hochmodernen RingCentral-Videomeeting-Plattform zu nutzen. So erhalten Sie genau die Professionalität und Produktivität, die Sie brauchen, ohne in eine Menge neuer Hardware investieren zu müssen. Das ist eine viel bessere Option als die Nutzung von Zoom oder Skype über Laptop oder PC, die zwar für spontane Online-Meetings oder Chats mit einzelnen Kunden oder kleinen Gruppen beliebt sind, aber nicht speziell für die geschäftliche Nutzung konzipiert wurden.
Darüber hinaus ist eine digitale Anzeige im Besprechungsraum…
… (z. B. über ein interaktives Whiteboard oder einen Projektor) sowohl für interne als auch für externe Besprechungen wichtig. Eine einstellbare Beleuchtung kann dazu beitragen, dass Präsentationen besser zu sehen sind. Eine umfassende Beschallungsanlage – und eine entsprechende Schalldämmung – sind ebenfalls hilfreich, zumal einige Ihrer Besprechungen vertraulich sein werden. Ausreichend Steckdosen sorgen dafür, dass persönliche Geräte aufgeladen werden können.
Legen Sie fest, was ein Konferenzraum haben muss!
Es gibt einige Komponenten eines Konferenzraums, die Sie immer benötigen: In der Regel handelt es sich dabei um Tische und Stühle. Was erstere betrifft, so sind mehrere kleinere Tische besser als ein großer. So können Sie den Raum je nach Art der Veranstaltung umgestalten. Auch Ihre Stühle sollten Sie sorgfältig auswählen. Achten Sie darauf, dass sie bequem sind und eine gute Rückenlehne haben. Stühle mit Rollen (die sich drehen lassen) erleichtern die Bewegung und die Zusammenarbeit während der Besprechungen.
Sorgen Sie für eine ausreichende Bandbreite
Die meisten Unternehmenstechnologien benötigen eine starke Internetverbindung, um zu funktionieren, vor allem, wenn Sie viele Mitarbeiter haben. Ihr Konferenzraum bildet da keine Ausnahme, und eine gute W-LAN-Verbindung ist ein Muss für die Online-Aktivitäten in diesem Raum. Ohne sie wird die Echtzeitkommunikation schwieriger. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu erreichen. Die erste besteht darin, Ihren Konferenzraum mit einer kabelgebundenen Internetverbindung auszustatten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Ferngespräche jederzeit reibungslos verlaufen. Außerdem können nur drahtlose Geräte (wie Telefone und iPads) mit größerer Konsistenz arbeiten. Wenn Sie einen kabellosen Konferenzraum wünschen (oder eine kabellose Präsentation durchführen müssen), sollten Sie eine separate SSID oder einen Dual-Band-Router in Betracht ziehen. Beides verschafft Ihnen einen Vorsprung. Im letzteren Fall möchten Sie vielleicht verschiedene Bänder für unterschiedliche Zwecke nutzen, z. B. für Videostreaming und mobile Aktivitäten.
Machen Sie den Raum einfach zu nutzen
Der eigentliche Zweck eines Konferenzraums ist die Erleichterung der Kommunikation und Entscheidungsfindung, entweder durch Videokonferenzen oder physische Gruppendiskussionen. Sie können dies auf verschiedene Weise erleichtern. Zunächst sollten Sie klarstellen, wer den Raum überhaupt nutzen darf. Vielleicht möchten Sie eine Art Raumverwaltungssoftware verwenden, um sicherzustellen, dass es keine Überschneidungen zwischen den Gruppen gibt. Eine Anzeige außerhalb der Location (z. B. ein Whiteboard) kann ebenfalls deutlich machen, wer eine Besprechung hat und wie lange sie dauert. Diese visuelle Bestätigung kann den Teilnehmern helfen, die Besprechungszeiten einzuhalten und sich zu konzentrieren.
Technik in einem Leipziger Konferenzraum
Da die Technologie in den heutigen Konferenzräumen eine wichtige Rolle spielt, sollten Sie den Mitarbeitern den Umgang mit ihr beibringen. Führen Sie die betreffenden Mitarbeiter durch die installierte Technologie und die Benutzeroberflächen; erwägen Sie, eine Schulungssitzung abzuhalten oder ein Dokument mit Einrichtungsanweisungen zu erstellen. Vergewissern Sie sich, dass die Mitarbeiter alles haben, was sie brauchen, z. B. Computer, Kabel und Adapter, wenn sie den Raum benutzen wollen.
Wählen Sie ein gutes Umfeld für das Seminarhotel
Da jede Sitzung etwas andere Anforderungen stellt, werden Sie den Raum gelegentlich umgestalten wollen. In diesem Fall sind mehrere Tische von Vorteil, da Sie den Raum an die verschiedenen Aufgaben anpassen können. Wenn Sie planen, die Teilnehmer in kleinere Gruppen aufzuteilen, sollten Sie die quadratische Form in Betracht ziehen. Wenn Sie wissen, dass es eine Videokomponente geben wird, sollten Sie sich stattdessen auf den Sitzungssaal oder die U-Form konzentrieren.
Holen Sie sich IT-Unterstützung für die Konferenzraumtechnik
Wenn etwas schief geht (und das wird früher oder später der Fall sein), sollten Sie sicherstellen, dass Sie einen guten IT-Support zur Verfügung haben. Die meisten von uns sind keine Technikexperten, und wenn Sie jemanden haben, der sich damit auskennt, ersparen Sie sich auf lange Sicht eine Menge Kopfschmerzen. Möglicherweise haben Sie bereits eine IT-Abteilung, die sich um diese Art von Problemen kümmern kann. Wenn das der Fall ist, sollten Sie mit ihr sprechen, um sicherzustellen, dass sich jemand mit Ihrer Hardware auskennt – und um ihr zu erklären, dass ihre Dienste während der Konferenz erforderlich sein könnten.
Fazit: Ein guter Konferenzraum ist …
… für den Geschäftsbetrieb von großer Bedeutung. Er hilft Ihnen, besser mit Kunden und Kollegen zu kommunizieren, einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen und das Meeting-Erlebnis in Leipzig zu verbessern. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie regelmäßig persönliche Besprechungen oder Fernkonferenzen abhalten. Damit ein Konferenzraum seine Aufgabe erfüllen kann, muss er so eingerichtet sein, dass er den häufigsten Verwendungszwecken entspricht. Außerdem braucht er die entsprechende Ausstattung, um diese Aufgaben zu erfüllen, und eine Schulung, um sie richtig nutzen zu können. Wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, wird Ihr Konferenzraum in Leipzig wahrscheinlich zu einem bedeutenden Aktivposten. Wenn Sie ein Start-up-Unternehmen sind oder einen neuen Konferenzraum einrichten möchten, sollten Sie sich unseren Rooms Service ansehen. Er ermöglicht Ihnen die Nutzung eines beliebigen Raums mit der von Ihnen bevorzugten Hardware, ist einfach einzurichten und zu verwalten und bietet umfassende Sicherheitsvorkehrungen, um Ihre Meetings zu schützen.
