Meetingräume sind seit jeher ein fester Bestandteil unserer Tagungsraum-Etage. Um ein Thema ausführlich zu besprechen oder das nächste große Projekt mit den Teammitgliedern zu besprechen, braucht man eben einen Raum, in dem man dies tun kann, ohne andere Menschen bei der Arbeit zu stören. Besprechungsräume haben sich jedoch weiterentwickelt. Sie bestehen nicht mehr nur aus einem Raum mit einem großen Tisch in der Mitte. Im Folgenden erklären wir Ihnen, was sich ändert, warum es sich ändert und wie Sie an der Spitze stehen können, anstatt hinterherzuhinken.

Vo allem – Meetingräume digitalisieren sich: Hätten Sie uns vor Jahren gesagt, dass Besprechungsräume fortschrittliche Technologie benötigen, um die Zusammenarbeit von Remote-Teams und Teams vor Ort zu ermöglichen, hätten wir wahrscheinlich gesagt: „Vielleicht für einige Unternehmen. Aber die meisten Teams brauchen das wahrscheinlich nicht…“. Heute haben wir definitiv eine andere Meinung.

Die Arbeit von zu Hause aus sind viele Teams dazu gezwungen, ihre Besprechungen auf Online-Plattformen wie Zoom und Microsoft Teams zu verlegen. Für viele Teams war diese Umstellung eine holprige Angelegenheit, bei der es nicht immer leicht war, eine Formel zu finden, die allen Anforderungen gerecht wird. Die meisten Teams haben jedoch schließlich gefunden, was für sie funktioniert, und haben sich an diese Remote-Meetings gewöhnt. Heißt das, dass Online-Meetings die Norm sind und bleiben werden? Ja, aber nur zum Teil.

Videokonferenzen werden zwar weiterhin eine wichtige Möglichkeit für Teams sein, aus der Ferne in Verbindung zu bleiben, aber sie werden die Meetingräume vor Ort nicht ersetzen. Umfragen haben gezeigt, dass ein großer Prozentsatz der Mitarbeiter durch ständige Videokonferenzen zunehmend ermüdet ist. Daher sind wir der Meinung, dass diese Methode langfristig nicht für jeden Berufstätigen geeignet ist. Es sei denn, es wird ein guter Mittelweg zwischen Online- und Offline-Meetings gefunden.

Eine Mischung aus online und offline: So gern wir sie auch in eine Tüte packen, versiegeln und in eine weit entfernte dunkle Ecke stopfen würden, die Auswirkungen der Pandemie sind real und haben einen erheblichen Einfluss darauf, wie wir unsere Arbeit wahrnehmen. Und insbesondere darauf, wie wir unseren Arbeitsplatz wahrnehmen. Es gab zahlreiche Umfragen zum Thema „Wo sehen sich die Mitarbeiter in Zukunft arbeiten„, und die meisten Ergebnisse zeigen zumindest eine Mischung aus Fernarbeit und Büroarbeit.

Wenn ein Teil Ihres Teams von zu Hause aus arbeitet und ein anderer Teil im Büro, stellt sich ein neues Problem: Wie organisieren Sie effektive Meetings? Die Antwort ist einfach, aber die Umsetzung könnte schwieriger sein. Verwandeln Sie Ihren klassischen Besprechungsraum in einen „hybriden Besprechungsraum“.

Und wie machen Sie das? Zunächst einmal benötigen Sie eine Software für Videokonferenzen. Wenn Ihre Teams bereits aus der Ferne arbeiten, sollte dieser Teil bereits abgedeckt sein. Zweitens benötigen Sie eine Videokonferenzeinrichtung. In der Regel handelt es sich dabei um Laptops mit einer guten Webkamera. Es kann aber auch eine zentrale Kamera und ein großer Bildschirm sein, auf dem die entfernten Teammitglieder zu sehen sind.

Unabhängig davon, ob Sie sich für den traditionellen Ansatz oder eine modernere Variante entscheiden, unsere Meetingräume planen wir gern mit Ihnen und unterbreiten Ihnen ein attraktives Angebot!

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