Veranstaltungsplanung im Tagungshotel: Es spielt keine Rolle, um welche Art von Event in einem Tagungshotel es sich handelt, der Maßstab für den Erfolg ist immer die Zufriedenheit der Menschen, die daran teilgenommen haben. Darüber hinaus wird praktisch jeder Schritt des Planungsprozesses, der unternommen werden muss, im direkten Gespräch mit Menschen aus verschiedenen Berufsgruppen abgesprochen.

 

    Unter anderem muss ein Veranstaltungsplaner mit dem Leiter des Veranstaltungsortes (in dem Fall sind wir das mit unseren Tagungsräumen), den dort tätigen Mitarbeitern und allen technischen Helfern, die für die Konferenz oder Schulung benötigt werden, kommunizieren. Die Absprachen mit der Catering-Crew im Tagungshotel müssen präzise und detailliert sein, die Reiseroute muss mit allen Veranstaltungsteilnehmern und praktisch allen anderen Beteiligten genauestens besprochen werden. Diese Kommunikation, ob schriftlich, mündlich, direkt oder per Telefon, muss offen, direkt und vor allem sympathisch erfolgen.

    Nur wenn Sie Ihr Gegenüber respektieren und gleichzeitig genau wissen, was Sie brauchen und wollen, wird die Schulung ein Erfolg. Jede Fehlkommunikation in der Veranstaltungsplanung, auch die vermeintlich unwichtige, kann leicht zu mittleren oder großen, im schlimmsten Fall sogar zu unüberwindbaren Problemen führen. Ein erfolgreicher Veranstaltungsplaner ist daher sowohl ein guter Zuhörer als auch ein großartiger Vermittler von Ideen. Fazit: Direkter und offener Kommunikator

    Multitasking: Es gibt wahrscheinlich nur wenige Veranstaltungsplaner auf der Welt, die etwas dagegen hätten, zumindest ein bisschen mehr Zeit zu haben, um alle vorbereitenden Aktivitäten für eine bevorstehende Veranstaltung abzuschließen. Noch weniger hätten etwas dagegen, wenn der Planungsprozess in streng getrennten Phasen abliefe, von denen die eine erst nach Abschluss der anderen erfolgt. Leider überschneiden sich die Vorbereitungsphasen, auch wenn sie nacheinander ablaufen, immer, so dass die Dinge gleichzeitig erledigt werden müssen. Veranstaltungsplaner befinden sich oft in einer Situation, in der sie sich gleichzeitig mit dem Schulungsort, den Anforderungen des Kunden, den Anweisungen des Caterers und verschiedenen Anforderungen an das technische Personal befassen müssen. Multitasking ist daher ein Muss für jeden ernsthaften Veranstaltungsplaner.

    Und das ist durchaus verständlich, denn es passieren regelmäßig unerwartete Dinge, und der Vorbereitungsprozess in der Veranstaltungsplanung kann einfach nicht aufhören, bis diese Hindernisse vollständig überwunden sind. Es handelt sich um einen kontinuierlichen Prozess, bei dem es darum geht, sich mit mehreren Dingen gleichzeitig zu befassen und die auftretenden Hindernisse zu bewältigen – das ist der einzige Weg zu einer erfolgreichen Planung. Natürlich reduziert die Fähigkeit zum Multitasking den Stress, der durch die oben erwähnten unerwarteten Situationen entsteht, immens, was ein weiterer Bestandteil eines erfolgreichen Planungsprozesses ist.

    Reaktionsfähigkeit: Wie bereits erwähnt, gehören fortgeschrittenes Zeitmanagement und Kommunikationsfähigkeiten zu den gefragtesten Fähigkeiten eines erfolgreichen Veranstaltungsplaners in einem Tagungshotel. Wenn man sie zu einer einzigen komplexen Fähigkeit zusammenfassen würde, wäre das sicherlich Reaktionsfähigkeit. Die Planung von Workshops, Seminaren und Trainings ist ein schnelllebiger Prozess und erfordert eine Person, die umgehend auf alle möglichen Änderungen und neuen Informationen reagiert, die oft täglich eintreffen.

    Im Wesentlichen bedeutet dies, dass man jederzeit auf alle potenziellen Anpassungen, die vorgenommen werden müssen, sowie auf die Anforderungen der Kunden und die potenziellen Anforderungen an alle externen Dienstleistungen, die für die Konferenz (zum Beispiel in Leipzig) angeheuert werden, reagieren muss. Wenn sich unter andere, die Wettervorhersage ein paar Tage vor der Weiterbildung dramatisch ändert und ankündigt, dass mit einer Wahrscheinlichkeit von 90 Prozent ein Sturm aufzieht, muss sofort gehandelt werden. Es spielt keine Rolle, ob der äußere Teil des Tagungshotels bereits dekoriert war – die Fortbildung muss nach innen verlegt werden, und das ist eine Entscheidung, die der Organisator der Tagung sofort treffen muss. Das Aufschieben einer solchen Entscheidung, wie auch anderer wichtiger Entscheidungen, die möglicherweise erforderlich sind, führt zu einem vollständigen Misserfolg.

    Aber wir sind ja auch noch da – unser Team unterstützt Sie bei der Veranstaltungsplanung und Buchung von Ihrem Seminaraum oder Schulungsraum in Leipzig. Und hilft bei Planung und Vorbereitung! Schreiben Sie uns einfach und direkt Ihre Wünsche!

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