Geschäftsreisen und Meetings sind ein essenzieller Bestandteil der heutigen Arbeitswelt. Doch häufig sind sie ineffizient organisiert und belasten nicht nur die Unternehmensbudgets, sondern auch die Umwelt. Hier setzt Convien an – eine innovative Plattform, die Unternehmen hilft, Meetings und Geschäftsreisen kosteneffizient und umweltfreundlich zu gestalten.
Was ist Convien?
Convien ist ein Münchner Startup, das eine Softwarelösung zur Optimierung von Geschäftsreisen und Meetings entwickelt hat. Das Hauptziel der Plattform ist es, den optimalen Treffpunkt für Meetings zu berechnen, indem sie zahlreiche Faktoren wie CO₂-Emissionen, Reisekosten und Arbeitszeit berücksichtigt. Die Software nutzt Algorithmen, um aus Millionen von Reiseverbindungen die beste Option zu ermitteln, was Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld spart.
Die Herausforderungen der Meeting-Planung
Traditionell basieren Entscheidungen über den Meeting-Ort oft auf subjektiven Präferenzen oder veralteten Routinen. Dies führt zu ineffizienten Geschäftsreisen, höheren Kosten und vermeidbaren CO₂-Emissionen. Große Unternehmen mit internationalen Teams stehen vor der Herausforderung, eine gerechte und nachhaltige Meeting-Planung zu gewährleisten.
Wie funktioniert Convien?
Convien nutzt eine Vielzahl an Datenquellen, um die optimale Meeting-Location zu bestimmen. Dazu gehören:
- Herkunftsorte der Teilnehmer
- Verfügbare Flug-, Zug- und Autofahrten
- CO₂-Emissionen jeder möglichen Reiseoption
- Gesamtkosten der Anreise (inkl. Hotelkosten)
- Arbeitszeitverlust durch Reisen
Mit diesen Faktoren berechnet Convien eine optimale Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Geschäftsreisen sowohl ökonomisch als auch ökologisch sinnvoll zu gestalten.
Integration und Benutzerfreundlichkeit
Convien lässt sich nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme integrieren. Ein besonders praktisches Feature ist das Outlook-Add-in, das direkt im Kalender eingebunden wird. Dadurch können Meeting-Orte direkt bei der Terminplanung optimiert werden.
Nachhaltigkeit im Fokus
Mit steigender Bedeutung von Klimaschutz setzen immer mehr Unternehmen auf nachhaltige Lösungen. Convien trägt dazu bei, indem es Unternehmen ermöglicht, ihre CO₂-Bilanz zu reduzieren. Die Möglichkeit, Meeting-Locations nach Umweltaspekten zu sortieren, ist ein bedeutender Schritt hin zu umweltfreundlichen Geschäftsreisen.
Vorteile für Unternehmen
Die Nutzung von Convien bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- Kosteneinsparungen von bis zu 35 % durch optimierte Reiseplanung
- Reduktion des CO₂-Ausstoßes um bis zu 42 %
- Effizientere Nutzung der Arbeitszeit durch weniger Reiseaufwand
- Schnellere Planung – bis zu zehnmal schneller als herkömmliche Methoden
- Transparenz über die wirtschaftlichen und ökologischen Auswirkungen von Reisen
Die Zukunft der Geschäftsreisen
Die weltweite Pandemie hat in vielerlei Hinsicht unser Arbeitsumfeld verändert und die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten, nachhaltig beeinflusst. Ein besonders deutliches Beispiel dafür ist die Art und Weise, wie Meetings durchgeführt werden. Während vor der Pandemie persönliche Treffen als unverzichtbar galten, haben viele Unternehmen während der Krise festgestellt, dass viele Besprechungen genauso effektiv virtuell abgehalten werden können. Diese Erkenntnis hat dazu geführt, dass virtuelle Meetings und digitale Kommunikationstechnologien in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen haben und in vielen Fällen eine wertvolle Alternative zu traditionellen Geschäftsreisen darstellen.
Doch trotz der zunehmenden Nutzung von Videokonferenzen und anderen digitalen Tools bleibt der persönliche Austausch weiterhin ein wichtiger Bestandteil des Geschäftserfolgs. Gerade bei komplexen Themen, beim Aufbau von Beziehungen oder in kreativen Brainstorming-Sitzungen bietet ein persönliches Treffen oft tiefere und produktivere Interaktionen. Die nonverbale Kommunikation, die während eines Face-to-Face-Meetings stattfindet, ist für viele Geschäftsprozesse nach wie vor von unschätzbarem Wert. Das Vertrauen und die Bindung, die durch persönliche Begegnungen entstehen, lassen sich nur schwer durch virtuelle Formate ersetzen.
Zunehmend flexiblere Ansätze zur Meeting-Planung
Die Zukunft der Geschäftsreisen wird daher von einer neuen Balance geprägt sein, bei der Unternehmen entscheiden müssen, wann eine Reise wirklich notwendig ist und wann ein virtuelles Meeting ebenso effektiv ist. Es geht nicht mehr nur darum, Reisen zu minimieren, sondern darum, sie gezielt und nachhaltig zu gestalten. Unternehmen werden verstärkt darauf achten müssen, wie sie ihre Reisen sinnvoll und ressourcenschonend planen, um sowohl die Effizienz als auch die Umwelt zu schonen.
Moderne Tools und Plattformen, wie beispielsweise Convien, unterstützen Unternehmen dabei, diese Balance zu finden. Convien bietet eine Lösung, die es ermöglicht, die Notwendigkeit einer Geschäftsreise sorgfältig zu prüfen, Reisebuchungen effizient zu verwalten und gleichzeitig nachhaltige Alternativen wie virtuelle Meetings oder hybride Formate zu integrieren. Diese Technologie hilft Unternehmen, ihre Reiseaktivitäten besser zu steuern und die Kosten sowie den CO2-Ausstoß zu reduzieren, ohne auf die Vorteile persönlicher Treffen verzichten zu müssen.
In der Zukunft werden Unternehmen zunehmend flexible Ansätze zur Meeting-Planung und Geschäftsreiseorganisation verfolgen, wobei Technologie und Innovation eine Schlüsselrolle spielen werden. Die Verbindung von virtuellen und physischen Treffen könnte sich als die erfolgreichste Methode herausstellen, um die Produktivität zu maximieren, die Arbeitswelt zu flexibilisieren und gleichzeitig die Nachhaltigkeit zu fördern.
Erfolgreiche Meeting-Planung: Tipps und Schritte
Die erfolgreiche Planung eines Meetings ist entscheidend, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Zunächst sollte klar definiert werden, welches Ziel mit dem Meeting erreicht werden soll. Dabei kann es sich um einen einfachen Informationsaustausch oder eine tiefgehende Entscheidungsfindung handeln. Diese Zielsetzung beeinflusst die Struktur des Treffens und den Ablauf. Ebenso ist es wichtig, nur die Personen einzuladen, die aktiv zum Erfolg des Meetings beitragen können. Zu viele Teilnehmer führen nur zu Ineffizienz und Zeitverlust.
Der Zeitrahmen des Meetings sollte ebenfalls realistisch festgelegt werden. Hierbei ist es wichtig, die Verfügbarkeit der Teilnehmer zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass der Ort für alle gut erreichbar ist. Bei Online-Meetings muss zudem auf die technische Ausstattung geachtet werden. Eine gut durchdachte Agenda ist ebenfalls unerlässlich: Sie sollte alle relevanten Themen umfassen und den Zeitrahmen für jedes Thema angeben. Auf diese Weise bleibt das Meeting fokussiert und es wird keine Zeit verloren.
Während des Meetings ist es wichtig, die Diskussionen zu lenken und zu verhindern, dass sie vom Thema abweichen. Der Moderator sollte darauf achten, dass alle Punkte in der vorgesehenen Zeit besprochen werden. Zuletzt ist die Nachbereitung des Meetings genauso wichtig wie die Planung. Alle besprochenen Punkte, Entscheidungen und Aufgaben sollten dokumentiert und den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden, um Verantwortlichkeiten zu klären und sicherzustellen, dass Aufgaben termingerecht erledigt werden.
Ein weiterer hilfreicher Tipp für erfolgreiche Meetings ist es, die Teilnahme nur dann zu verlangen, wenn sie wirklich notwendig ist. Manchmal können Informationen effizienter per E-Mail oder in kurzen Besprechungen ausgetauscht werden. Darüber hinaus hilft es, Ablenkungen zu vermeiden und eine ruhige Atmosphäre zu schaffen, um die Konzentration zu fördern.
Fassen wir mal zusammen…
Convien ist ein Tool für Unternehmen, die ihre Geschäftsreisen effizienter, nachhaltiger und kostengünstiger gestalten möchten. Durch die intelligente Nutzung von Daten können Unternehmen nicht nur ihre Ausgaben senken, sondern auch einen positiven Beitrag zum Klimaschutz leisten. Wer Meetings smarter planen möchte, kommt an Convien kaum vorbei.
