Beim Verhandeln von Angeboten für ein Tagungshotel kommt es nicht nur auf den Preis an, sondern auf eine Vielzahl von Faktoren, die den Erfolg einer Veranstaltung maßgeblich beeinflussen können. Zunächst sollte man sich immer der eigenen Verhandlungsposition bewusst sein: Hotels sind auf Buchungen angewiesen, und gerade bei größeren Veranstaltungen können flexible Konditionen, Rabatte und Sonderwünsche durchgesetzt werden. Hier gilt es, klare Anforderungen zu stellen und nicht davor zurückzuschrecken, die besten Konditionen herauszuholen – sei es bei der Zimmerbelegung, den Pauschalangeboten für Verpflegung oder den technischen Einrichtungen.
- Ein hartes Verhandlungsgeschick bedeutet auch, sich nicht mit den Standardangeboten abzufinden. Stattdessen sollte man bereit sein, zu fordern, was tatsächlich gebraucht wird, und dabei die Kompromissbereitschaft der Hotelvertretung auszuloten. Sei es durch Verhandlungen über Zusatzleistungen wie gratis WLAN, kostenlose Parkplätze oder ein verlängertes Check-in/Check-out, um den eigenen Anforderungen gerecht zu werden.
- Den Preis allein im Blick zu haben, greift zu kurz: Der Gesamtwert des Angebots und die Qualität der Leistungen sind ebenso entscheidend. Wer als Verhandlungspartner auftritt, der mit klaren Erwartungen und einem deutlichen Plan kommt, wird stets bessere Ergebnisse erzielen, als derjenige, der sich in Standardlösungen fügt.
- Letztlich ist es entscheidend, durchsetzungsfähig zu bleiben und bei der Verhandlung auch alternative Anbieter im Kopf zu haben. Wer nicht zögert, an den richtigen Stellen nachzubessern, hat die beste Chance, für seine Veranstaltung ein individuell zugeschnittenes und wirtschaftlich günstiges Angebot zu sichern.
- Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Timing-Strategie. Verhandlungen laufen nicht immer nach dem gleichen Muster, und die Jahreszeit oder die Auslastung des Hotels können erhebliche Auswirkungen auf die Preisgestaltung und die Flexibilität des Angebots haben. Wer beispielsweise in einer ruhigeren Saison anfragt oder eine Veranstaltung weit im Voraus plant, hat oft bessere Chancen, günstigere Konditionen zu erhalten.
- Ebenso kann es von Vorteil sein, die Auslastung des Hotels während des gewünschten Zeitraums zu hinterfragen. Bei einer hohen Nachfrage sind die Verhandlungsspielräume tendenziell begrenzt, während bei weniger gebuchten Zeiten durchaus größere Flexibilität möglich ist.
- Es ist auch wichtig, den direkten Ansprechpartner im Hotel zu kennen und eine persönliche Beziehung aufzubauen, um zu verhandeln. Ein erfahrener Verhandler weiß, dass die Entscheidung oft nicht nur von der Verkaufsabteilung abhängt, sondern dass auch andere Hotelabteilungen, wie das Event- oder Technik-Team, ins Spiel kommen können.
- Daher sollte man sich nicht nur mit den Verkaufszahlen zufrieden geben, sondern auch die operativen Details hinterfragen, um sicherzustellen, dass das Hotel in der Lage ist, die gewünschten Leistungen ohne Einschränkungen zu erbringen.
- Ein offenes Gespräch über mögliche Herausforderungen und Lösungen im Vorfeld der Buchung sorgt für Klarheit und kann potenziell unliebsame Überraschungen während der Veranstaltung vermeiden.
- Zudem lohnt es sich, nicht nur auf den kurzfristigen Preis zu schauen, sondern auch den langfristigen Wert der Partnerschaft zu berücksichtigen. Wer regelmäßig Tagungen und Konferenzen ausrichtet, sollte in Erwägung ziehen, mit dem Hotel langfristige Vereinbarungen oder Rahmenverträge zu verhandeln. Solche Vereinbarungen können nicht nur zu einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis führen, sondern auch dazu, dass das Hotel spezielle Leistungen oder bevorzugte Behandlung anbietet.
- Langfristige Beziehungen schaffen Vertrauen und können bei künftigen Verhandlungen einen deutlichen Vorteil verschaffen.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Ein erfolgreiches verhandlen in Bezug auf ein Tagungshotel erfordert weit mehr als nur das bloße Abhaken eines Angebots. Es geht darum, alle Aspekte der Veranstaltung im Blick zu behalten, klare Vorstellungen zu haben und auch über den Preis hinaus nach Mehrwert zu streben. Nur wer mit Bedacht, Selbstbewusstsein und dem nötigen Know-how in die Verhandlung geht, wird ein wirklich maßgeschneidertes und vorteilhaftes Angebot erzielen.
